Monitoring firmowy w świetle prawa a RODO

Niemal każdy pracodawca pragnie posiadać w swojej firmie system monitoringu. Jest to rozwiązanie, które zwiększa bezpieczeństwo na kilku polach.

To zarówno ochrona mienia firmy przed nadużyciami i kradzieżami ze strony pracowników, jak i zabezpieczenie samych pracowników. Czy monitoring w firmie jest legalny? Jak kwestia ta wygląda w świetle przepisów RODO?

Czy RODO coś zmieniło?

monitoring dla firmy lublin

Wejście w życie przepisów RODO w oczach wielu osób znacznie skomplikowało czytelność dyrektyw dotyczących swobody wprowadzania możliwości monitoringu w firmach. Kwestia ta zawsze była drażliwa.

Pracownicy niechętnie godzą się na rejestrowanie swojej pracy. Często dochodziło zatem do konfliktów. Jak wygląda obecnie sytuacja monitoringu w firmie względem RODO.

Nowa unijna dyrektywa absolutnie nie wyklucza możliwości stosowania systemu rejestrującego pracę zatrudnionych. Pracodawca jest zobowiązany co prawda do kilku kroków zanim wprowadzi system kamer, jednak posiada pełną swobodę w tym zakresie.

Obowiązki pracodawcy

Pierwszy krok, który pracodawca musi przeprowadzić, żeby móc zamontować system kamer, to wykazania zasadności obecności monitoringu.

Wydaje się, że aspekt ten ma charakter jedynie teoretyczny. Wystarczy bowiem stwierdzić, że pracownicy narażeni są na potencjalny atak ze strony klientów czy, że zachodzi podejrzenie możliwość kradzieży mienia firmowego.

Drugim bardzo ważnym etapem wprowadzania monitoringu w firmie jest poinformowanie wszystkich pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Co ważne, nie może to być jedynie ustna informacja czy wysłana wiadomość e-mail. O tym, że w firmie pojawi się monitoring, pracodawca musi poinformować w specjalnym obwieszczeniu oraz zamieścić adnotację w regulaminie firmy. 

Prawo kodyfikuje także termin, kiedy należy tego dokonać. Pracodawca musi zawrzeć stosowne informacje co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem systemu. Bardzo istotny jest fakt, że według zapisów ustawy, monitoringu nie wolno stosować w miejscach w firmie, które mają charakter socjalny.

RODO uniemożliwia prowadzenie zapisu obrazu w przestrzeni, która nie służy do wykonywania obowiązków służbowych, jak palarnia czy szatnia. Nie jest to jednak dyrektywa, której nie dałoby się obejść.

Istnieje bowiem zapis, że pracodawca może uzyskać prawo do monitoringu w takich przestrzeniach, jeżeli wykaże, że kamery zwiększą bezpieczeństwo osób w nich przebywających.

Na koniec, kiedy system zostanie już wdrożony, pracodawca musi zapewnić czytelne oznakowanie informujące o tym, że obiekt jest monitorowany. Powinno ono się znaleźć w każdym pomieszczeniu, w którym znajduje się kamera.

RODO ściśle ustala termin, w jakim można przechowywać pliki z monitoringu. Archiwizacja zapisu nie może trwać dłużej jak trzy miesiące. Wyjątki stanowią sytuacje, w których pliki z monitoringu przejmują funkcje materiału dowodowego w sprawach sądowych.

Monitoring a internet

Choć zazwyczaj monitoring w firmie kojarzony jest jedynie z kamerami, które zapisują obraz, to pojęcie to ma znacznie szerszy kontekst.

monitoring pracownika

Monitoringiem firmowym jest również kontrola skrzynki pocztowej i wszystkich ruchów w internecie, jakie wykonują zatrudnieni, a także weryfikacja użytkowania telefonów. Przepisy RODO stwarzają pracodawcy pełną swobodę w tym zakresie.

Monitoring internetu jest w pełni legalny. Pracodawca zyskał możliwość analizowania i kontrolowania sposobu użytkowania przez zatrudnionych telefonów i komputerów.

Służyć ma to eliminowaniu wykorzystania prywatnego, nieuprawnionego. Oczywiście, kontroli podlegają jedynie narzędzia służbowe. Pracodawca nie może żądać udostępnienia prywatnego telefonu w celu przeprowadzenia analizy jego wykorzystywania w godzinach pracy.

Jednak i w przypadku monitoringu narzędzi pracy, pracodawca musi wykonać krok wstępny. Ponownie chodzi o poinformowanie kadry pracowniczej o planowanej kontroli. Musi to nastąpić minimum dwa tygodnie przed przeprowadzeniem tego procesu.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę?

Zatrudnieni, którym nie podoba się wizja monitoringu w pracy, zazwyczaj powołują się na argument konieczności udzielenia przez nich zgody. Jest to jednak mylne przeświadczenie, gdyż taki zapis prawny nie istnieje.

Zgodnie z obowiązującymi normami RODO, pracownik nie musi wyrażać zgody na rejestrowanie jego pracy oraz otoczenia służbowego. Pracodawca musi dopełnić jedynie wspomniane wcześniej wymogi. Jeżeli to nastąpi, wprowadzenie monitoringu jest w pełni legalne i nie wymaga uzyskania zgody pracowników. Ten zapis jest czytelny i klarowny, nie pozostawia wątpliwości, ani miejsca na dyskusję.

systemy zabezpieczeń lublin

Zobacz ofertę monitoringu dla firm w Lublinie i na obszarze całego woj. lubelskiego z KSK Krzysztof Kuzioła.

Monitoring firmowy w świetle prawa a RODO
5 (100%) 3 vote[s]

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *